Procedura zgłaszania nieprawidłowości

§1. Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowania wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
2. działania odwetowe – to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;
3. informacje na temat naruszeń – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w urzędzie, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą w ramach których, niezależnie od charakteru tych działań, osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
5. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
6. osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskanie w kontekście związanym z pracą;
7. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
8. osoba której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
9. zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
10. urząd – Starostwo Powiatowe w Ostrowie Wielkopolskim;
11. wyznaczony pracownik – pracownik wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń.

§2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:

1. naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników urzędu;
2. naruszenie praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itp.;
6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
7. naruszenia mające na celu pranie pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu;
8. naruszenia bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
9. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1-8.

§3.1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Starosta.

2. Pracownik wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

1. przyjmowanie zgłoszeń;
2. prowadzenie rejestru zgłoszeń;
3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także w uzasadnionych przypadkach powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;
4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, a w szczególności udzielenie odpowiedzi;
5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;

2. Kierownicy komórek organizacyjnych i osoby na samodzielnych stanowiskach współpracują z wyznaczonym pracownikiem w zakresie:

1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;
2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu;
3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

2. Pracownicy urzędu w szczególności:

1. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
2. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
3. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§4.1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez:

1. skrzynkę poczty elektronicznej na adres: wb@powiat-ostrowski.pl ;
2. dedykowany poufny kanał zgłoszeń funkcjonujący na stronie internetowej wb.powiat-ostrowski.pl;
3. w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Ostrowie Wielkopolskim, Powstańców Wielkopolskich 16, 63-400 Ostrów Wielkopolski, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości”, na formularzu zgłoszenia (stanowiącym załącznik nr 1 do procedury);
4. osobiście lub telefonicznie do wyznaczonego pracownika, który dokumentuje zgłoszenie na wstępnej karcie zgłoszenia (stanowiącej załącznik nr 2 do procedury).

2. Zgłoszenie może mieć charakter:

1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§5.1. Zgłoszenie powinno zawierać:

1. dane osoby zgłaszającej tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, dane do kontaktu;
2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4. opis nieprawidłowości oraz daty ich zaistnienia.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

§6.1. Zgłoszenia, o których mowa w §4 rejestrowane są przez wyznaczonego pracownika zgodnie ze wzorem rejestru (stanowiącym załącznik nr 3 do procedury). W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia wyznaczony pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

2. Wyznaczony pracownik dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych przesyłana jest w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku niewysłania potwierdzenia zgłaszającemu w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§7. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 8.1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszanie nieprawidłowości.

2. Osoby o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§9.1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2. Zapewniając ochronę o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

1. podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasad poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem §10;
2. doprowadza do ukarania zgodnie z Regulaminem pracy, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

3. Działania o których mowa w ust.2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:

1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
3. ukaranie zgodnie z Regulaminem pracy osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania o którym mowa powyżej.

§10. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§11. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§12. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.