OBOWIĄZEK INFORMACYJNY RODO

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych RODO) informuję, iż: 

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Starosta Ostrowski, Starostwo Powiatowe w Ostrowie Wielkopolskim z siedzibą w: 63-400 Ostrów Wielkopolski, al. Powstańców Wielkopolskich 16, tel.: 62 737 84 00, fax.: 737 84 33, e-mail: starostwo@powiat-ostrowski.pl, www.powiat-ostrowski.pl.
  2. Administrator Danych powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą
    w Starostwie Powiatowym w Ostrowie Wielkopolskim, tel.: 62 737 84 38, fax.: 737 84 56,
    e-mail: iod@powiat-ostrowski.pl,
    • dane osobowe są gromadzone i przetwarzane w celu realizacji obowiązków Administratora Danych, w związku z załatwianą sprawą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c)
      rozporządzenia RODO, co oznacza iż przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
    • w celach archiwalnych.
  3. Dane osobowe będą usuwane w terminach wskazanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub innych przepisach prawa, regulujących czas przetwarzania danych, którym podlega Administrator Danych.
  4. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym je na zlecenie Administratora Danych (np.: podmiotom serwisującym systemy informatyczne i aplikacje, w których przetwarzane są dane osobowe), instytucjom uprawnionym do ich uzyskania na podstawie obowiązującego prawa (np.: organom administracji, sądom,) oraz innym podmiotom, w zakresie, w jakim są one uprawnione do ich otrzymywania na podstawie przepisów prawa
  5. Podanie danych Osobowych jest dobrowolne, co oznacza, że nie ma Pani/Pan ani ustawowego ani umownego obowiązku podania tych danych. Jednakże w sytuacji, gdy nie podadzą nam Państwo tych danych, realizacja zadania nie będzie możliwa.
  6. Osoba, której dane są przetwarzane, w granicach określonych rozporządzeniem RODO, ma prawo do:
    • żądania od Administratora Danych dostępu do swoich danych osobowych,
    • sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także przenoszenia danych,
    • wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Przechodzę do serwisu
Logo Biuletyn Informacji Publicznej Logo Powiatu Ostrowskiego

Procedura zgłaszania nieprawidłowości

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości 
oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

§1. Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

  1. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowania wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;
  2. działania odwetowe – to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;
  3. informacje na temat naruszeń – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w urzędzie, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
  4. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą w ramach których, niezależnie od charakteru tych działań, osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;
  5. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;
  6. osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskanie w kontekście związanym z pracą;
  7. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  8. osoba której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
  9. zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;
  10. urząd – Starostwo Powiatowe w Ostrowie Wielkopolskim;
  11. wyznaczony pracownik – pracownik wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń.

§2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:

  1. naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników urzędu;
  2. naruszenie praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
  3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
  4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
  5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itp.;
  6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
  7. naruszenia mające na celu pranie pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu;
  8. naruszenia bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  9. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1-8.

§3.1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Starosta.

  1. Pracownik wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
  1. przyjmowanie zgłoszeń;
  2. prowadzenie rejestru zgłoszeń;
  3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także w uzasadnionych przypadkach powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;
  4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, a w szczególności udzielenie odpowiedzi;
  5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
  6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;
  1. Kierownicy komórek organizacyjnych i osoby na samodzielnych stanowiskach współpracują z wyznaczonym pracownikiem w zakresie:
  1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;
  2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu;
  3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
  1. Pracownicy urzędu w szczególności:
  1. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
  2. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
  3. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§4.1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez:

  1. skrzynkę poczty elektronicznej na adres: wb@powiat-ostrowski.pl ;
  2. dedykowany poufny kanał zgłoszeń funkcjonujący na stronie internetowej wb.powiat-ostrowski.pl;
  3. w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Ostrowie Wielkopolskim, Powstańców Wielkopolskich 16, 63-400 Ostrów Wielkopolski, z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie nieprawidłowości”, na formularzu zgłoszenia (stanowiącym załącznik nr 1 do procedury);
  4. osobiście lub telefonicznie do wyznaczonego pracownika, który dokumentuje zgłoszenie na wstępnej karcie zgłoszenia (stanowiącej załącznik nr 2 do procedury).
  1. Zgłoszenie może mieć charakter:
  1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
  2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§5.1. Zgłoszenie powinno zawierać:

  1. dane osoby zgłaszającej tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, dane do kontaktu;
  2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
  3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
  4. opis nieprawidłowości oraz daty ich zaistnienia.
  1. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

§6.1. Zgłoszenia, o których mowa w §4 rejestrowane są przez wyznaczonego pracownika zgodnie ze wzorem rejestru (stanowiącym załącznik nr 3 do procedury). W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia wyznaczony pracownik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

  1. Wyznaczony pracownik dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
  2. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
  3. Informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych przesyłana jest w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku niewysłania potwierdzenia zgłaszającemu w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§7. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

  1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
  2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 8.1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszanie nieprawidłowości.

  1. Osoby o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§9.1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

  1. Zapewniając ochronę o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
  1. podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasad poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem §10;
  2. doprowadza do ukarania zgodnie z Regulaminem pracy, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
  1. Działania o których mowa w ust.2 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
  1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
  2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;
  3. ukaranie zgodnie z Regulaminem pracy osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania o którym mowa powyżej.

§10. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§11. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§12. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Załączone pliki

  1. Osoba wytwarzająca/odpowiedzialna: Adrian Ćwiklak
    Czas wytworzenia: 2022-02-02
    Osoba udostępniająca: Adrian Ćwiklak
    Czas udostępnienia: 2022-02-02 08:57:10
    Licznik pobrań: 31
Czas udostępnienia: 2022-02-02
Ukryj metadane
Osoba wytwarzająca/odpowiedzialna: Mirosław Rychlik
Czas wytworzenia: 2022-02-02
Osoba udostępniająca: Adrian Ćwiklak
Czas udostępnienia: 2022-02-02 08:57:10
Licznik wejść: 367